Анализ бизнес-процессов организации

От эффективности бизнес-процессов (БП) во многом зависит то, насколько успешной будет деятельность предприятия – в частности, его рентабельность и прибыльность. Чтобы оптимизировать бизнес-процессы, нужно иметь объективную информацию о них. В свою очередь, чтобы получить такую информацию, БП нужно изучать и анализировать. Анализ бизнес-процессов – это совокупность инструментов и методик, позволяющих получить актуальные сведения о текущем состоянии, сильных и слабых сторонах, перспективах и рисках БП.

Что такое бизнес-процессы

Под бизнес-процессами понимают совокупность мероприятий, которые проводят для создания определённых продуктов и услуг. Это важнейший ресурс компании, напрямую задействованный в организации хозяйственной деятельности и управлении бизнесом.

Выделяют три категории БП.

• Операционные. Это процессы, при помощи которых поддерживается основная бизнес-деятельность организации или предприятия. В частности, в эту группу можно включить непосредственное производство товаров и услуг, прямые и непрямые продажи, логистику, снабжение, рекламу и маркетинг.
• Управленческие. Сюда входит все, что связано с управлением деятельностью организации. В качестве примера приведем внутрикорпоративный, стратегический и кризисный менеджмент.
• Сопутствующие или поддерживающие. В третью группу входят все бизнес-процессы, необходимые для обслуживания деятельности компании. Это финансовый и бухгалтерский учет, подбор и работа с персоналом, техподдержка повседневной деятельности организации.

Когда необходим анализ БП

В первую очередь провести глубокий анализ бизнес-процессов в организации потребуется в тех случаях, когда компания столкнулась или регулярно сталкивается с проблемами. Вот лишь некоторые «тревожные звоночки», свидетельствующие о том, что предприятию необходимо срочно проанализировать ключевые БП.

• Падение роста прибыли.
• Систематический отток клиентов.
• Высокие расходы на транспортировку и хранение готовой продукции на складах.
• Неоправданно большие сроки поставок товаров клиентам.
• Систематическое нарушение сроков по контрагентским договорам.
• Избыточно перегруженный товарный портфель.

Некоторые компании предпочитают не доводить ситуацию до кризиса и регулярно анализируют ключевые БП, получая четкое представление о том, как функционирует предприятие, и что нужно сделать, чтобы оптимизировать его работу. Это взвешенный подход, позволяющий поддерживать бизнес в тонусе, своевременно выявляя и предупреждая возможные риски.

Два основных метода анализа

Говоря об анализе бизнес-процессов внутри компании, обычно подразумевают две ключевые методики.

1. Количественный анализ.
2. Качественный анализ.

Разберем суть и особенности каждого метода подробнее.

Количественный анализ

В основе этого метода лежит сбор, обработка и изучение нескольких видов показателей, выражаемых в числовом выражении. Чаще всего исследуют такие категории количественных показателей.

• Индикаторы производственного процесса: потоки денежных средств, время, затрачиваемое на производственные циклы.
• Индикаторы товарного портфеля: номенклатура и объем выпускаемой продукции, процент брака на производстве.
• Индикаторы покупательской лояльности и удовлетворенности: показатели динамики продаж, количество новых/ушедших клиентов, соответствие выпускаемых товаров ожиданиям целевой аудитории.

Другими словами, эта методика строится вокруг оценки ключевых показателей бизнес-процессов, выражаемых в конкретных цифрах и процентных соотношениях. Такой инструмент анализа считается объективным, поскольку он позволяет получить наглядные измеримые результаты.

Выделяют несколько практических методик, при помощи которых можно провести глубокий анализ бизнес-процессов организации. Кратко опишем самые популярные.

• ABC или стоимостный анализ. Его суть заключается в расчете затрат по определенным видам деятельности. При этом изучают и анализируют три группы ресурсов: дающих наибольшую, стабильную прибыль, а также не приносящих компании доходов. В результате ABC-исследования можно получить достаточно большой объем хорошо структурированных данных и на их основании рассчитать стоимость основных операционных бизнес-процессов.
• Моделирование-имитация БП. В процессе имитационного моделирования реальные системы подменяют их точными моделями, на основании которых проводят эксперименты для получения максимально точной статистики и объективных данных. Для имитации используют несколько видов моделирования: агентное, дискретно-событийное, системно-динамическое.
• Изучение соответствия типовым требованиям и законодательным нормам. В этом случае бизнес-процессы организации анализируют на предмет соответствия всевозможным регламентам и стандартам, как внутрикорпоративным, так и внешним (например, стандартам ИСО 9000).

Качественный анализ

Качественный анализ бизнес-процессов предприятия строится на иных принципах. В этом случае БП оценивают не по количественным показателям, а по более субъективным признакам. В частности, это может быть изучение отзывов и рецензий, а также визуальная оценка графических схем бизнес-процессов. Учитывая то, что в этом случае аналитики работают с субъективными данными, качественный анализ БП организации не рекомендуется применять для долгосрочного стратегического планирования. В то же время, такая методика достаточно эффективна в тех случаях, когда менеджменту компании нужно быстро проанализировать определенные проблемные или кризисные ситуации.

Основные инструменты качественной аналитики бизнес-процессов.

• SWOT-анализ. Методика, нацеленная на выявление сильных и слабых сторон, а также возможностей и рисков, связанных с определенными бизнес-процессами. Инструменты SWOT-исследований широко распространены и нашли применение как во внутреннем, так и во внешнем стратегическом анализе.
• Поиск проблемных и кризисных областей. Это одна из самых легких методик изучения бизнес-процессов предприятия. Суть метода заключается в моделировании схемы, наглядно демонстрирующей исполнителей и ключевые группы функций. После составления схемы на ней выделят проблемные и кризисные области, каждую из которых кратко или подробно описывают.
• Ранжирование бизнес-процессов. Позволяет изучить текущие процессы, проанализировать их и определить, какие БП нуждаются в оптимизации больше других в текущий момент времени. Чтобы провести ранжирование, составляют подробный список всех бизнес-процессов компании, после чего каждому из них дается детальная описательная характеристика. После этого составляют визуальную матрицу ранжирования, где все БП делят на три группы: критические (требующие оптимизации в первую очередь), проблемные и не требующие срочного вмешательства. Для большей наглядности каждая группа БП в матрице ранжирования отмечается определенным цветом.

Как проводится анализ БП: основные этапы

Прежде чем приступать к непосредственному исследованию, необходимо составить его подробный план, обозначив основные этапы. Как правило, анализ бизнес-процессов проводится по стандартному алгоритму.

1. Первый шаг – поиск и определение объектов анализа. На начальном этапе аналитики определяют, какие именно бизнес-процессы предприятия нуждаются в исследовании, оценке и, соответственно, улучшении. Помимо самих объектов, важно определить конкретные цели и задачи, которые ставит перед собой аналитическое исследование.
2. Важнейший этап анализа БП – сбор данных. Чем больше информации будет задействовано, тем более объективные и достоверные результаты получит компания на выходе. Для сбора исходных данных могут использоваться различные инструменты, в зависимости от вида и целей аналитического исследования. В частности, это могут быть визуальные карты и графики процессов, опросы и интервью сотрудников компании, изучение статистики и внутрикорпоративной отчетности. Если организация уже проводила ранее анализ бизнес-процессов, есть смысл задействовать данные и результаты предыдущих исследований для сравнения.
3. Ключевой этап анализа БП – составление так называемой карты процесса или картирование. Помимо карт, существуют и другие инструменты визуального отображения процессов: например, диаграммы и блок-схемы. Визуализация бизнес-процессов и их основных этапов помогает понять, как они работают, и что можно предпринять для их улучшения. Для картирования и схематизации БП используют специализированное программное обеспечение (MS Visio, BPMN и другие программы и онлайн-сервисы).
4. После визуальной схематизации бизнес-процессов можно переходить к их моделированию. Под моделями понимается наглядное отображение конкретных процессов, с которыми предстоит работать аналитикам в процессе исследования. Например, компания может подробно смоделировать процесс принятия и выполнения заказа, чтобы понять, на какие операции уходит неоправданно много времени. На основе анализируемых моделей предприятие определяет инструменты, при помощи которых будет оптимизироваться рабочий процесс.
5. Наконец, завершающий этап стандартного анализа БП – внедрение. После того как компании удалось смоделировать процессы и определить возможности для их оптимизации, остается внедрить полученные результаты на практике. Для типовых бизнес-процессов формируются общие регламенты, а также стандарты, в соответствии с которыми они должны выполняться в дальнейшем.

Особенности моделирования бизнес-процессов

Как уже было сказано, объективность результатов анализа БП во многом зависит от того, как они были смоделированы в процессе исследования. Под моделью в этом случае понимается визуальное (графическое) или описательное (текстовое) представление процессов и их логической взаимосвязи. Моделирование необходимо для отображения двух состояний БП.

1. «Как есть» – то есть, текущее положение вещей с конкретными процессами на предприятии.
2. «Как должно быть» – состояние процесса после его оптимизации или улучшения по результатам анализа.

Для создания моделей можно использовать различные методы наглядного отображения: таблицы, матрицы, диаграммы, блок-схемы, сценарии и др. Моделирование БП решает сразу несколько задач.

• Нормирует процессы и устанавливает определенные регламенты, общие для всех членов команды.
• Делает БП более гибкими. Регулярный анализ и моделирование учат не бояться инноваций и изменений. Компания постоянно держит руку на пульсе, гибко адаптируя бизнес-процессы к динамично изменяющимся условиям.
• Обеспечивает прозрачность процессов. Наглядно представленная информация позволяет видеть и контролировать БП всем членам команды, непосредственно задействованным в процессах.
• Повышает эффективность. Ключевая задача моделирования процессов на предприятии – поиск инструментов оптимизации процессов и, как следствие, повышение эффективности производства. Моделирование БП – один из таких инструментов.

Существует несколько видов моделирования процессов.

• Функциональное – описание БП в виде структурированных и взаимосвязанных функций.
• Объектное – представление БП в виде набора взаимодействующих объектов.
• Имитационное – представление бизнес-процессов через модели (примеры) их поведения в различных условиях.

Моделируя процессы в процессе их анализа, важно придерживаться определенных принципов. Так, при описании БП следует опираться как на референтные, так и на эталонные модели. В описании каждого процесса должны присутствовать его основные параметры, в то время как незначительные детали лучше не принимать во внимание, чтобы не усложнять задачу.

Еще одно правило заключается в том, что моделирование бизнес-процессов при их анализе должно осуществляться «сверху вниз». В первую очередь формируются модели высшего уровня (для ключевых, управленческих, стратегических процессов), которые затем детализируются.

Стандартное моделирование в анализе бизнес-процессов включает следующие стадии.

1. Создание текущей модели («как есть»).
2. Анализ имеющихся данных.
3. Создание модели «как должно быть».
4. Изучение и тестирование полученной модели оптимизации процессов.
5. При необходимости – ее коррекция и улучшение. Можно сказать, что это этап не оканчивается, поскольку на основании полученных результатов компания будет дорабатывать и оптимизировать процессы и после завершения аналитического моделирования.

Подведя итог, можем сделать вывод, что анализ БП играет важную роль в жизнедеятельности предприятия, поскольку позволяет выявить недостаточно эффективные и проблемные процессы, оптимизировав работу и повысив ключевые показатели (в том числе, финансовые и управленческие).

Специалисты «Фемиды» проводят профильные консультации по всем вопросам, касающимся аналитических исследований, моделирования и оптимизации бизнес-процессов в коммерческих организациях и на предприятиях разных сфер деятельности. Чтобы заказать услугу, оставьте заявку на обратный звонок или свяжитесь с нашим консультантом.